Registre de sécurité dématérialisé ou papier : pourquoi changer ?

Registre de sécurité incendie : le cadre légal

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L’obligation de tenir un registre de sécurité incendie

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Le registre de sécurité incendie est obligatoire dans la plupart des établissements recevant du public (ERP), mais aussi dans les immeubles de grande hauteur (IGH), certains bâtiments à usage professionnel (BUP) ou recevant des travailleurs (ERT). C’est un registre qui regroupe toutes les informations relatives à la prévention et la protection contre les risques d’incendie. Il est obligatoirement mis à disposition lors d’une visite de la Commission de sécurité.

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Le contenu du registre de sécurité

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Le contenu obligatoire d’un registre de sécurité défini par le Code de la construction et de l’habitation comprend des informations de toutes natures : 

• Liste et état du personnel formé à la sécurité incendie
• Consignes particulières et générales en cas de départ de feu
• Consignes d’évacuation et exercices réalisés avec la prise en compte de tous les handicaps
• Rapports de contrôles périodiques obligatoires sur les installations et équipements
• Informations sur les travaux et aménagements réalisés ou en cours

Tout exploitant sait qu’à partir de cette simple liste, ce sont souvent des centaines d’actions à réaliser et de documents à obtenir puis à archiver, ainsi que de nombreux interlocuteurs et intervenants.

Tout savoir sur le contenu du registre de sécurité incendie

Par exemple, les installations à contrôler peuvent être multiples et variées avec des échéances différentes : installations électriques, système de sécurité incendie (SSI), désenfumage, alarmes, extincteurs, ascenseurs, portes coupe-feu, colonnes, etc. Ce sont autant de rendez-vous avec les organismes contrôleurs, d’échéances à programmer, de rapports à archiver et souvent d’observations à lever.

Ajoutons à cela les formations du personnel, les travaux ou les éventuelles observations de la Commission de sécurité, et la liste des documents s’allonge, les classeurs s’épaississent.

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Le registre de sécurité dématérialisé : autorisé et validé

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Comme le confirme le site officiel du service public : « Le registre peut se présenter sous forme papier ou dématérialisée ». Les préventionnistes comme les professionnels de la sécurité incendie acceptent donc le registre de sécurité dématérialisé. Cependant, celui-ci doit offrir des garanties sur certains domaines tels que la traçabilité des opérations, l’intégrité des données ou l’accessibilité lors des contrôles de la Commission de sécurité. C’est précisément ce que propose le registre de sécurité dématérialisé de BatiFire.

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Registre de sécurité dématérialisé et version papier : les différences

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Face à cette complexité du registre de sécurité, la question du support devient essentielle. Chaque action ou étape peut devenir chronophage ou facile selon le choix de votre version. Voici quelques exemples de différences majeures entre le format papier et le registre de sécurité dématérialisé, parmi les tâches les plus récurrentes.

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Constitution du registre de sécurité

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📜 Papier

Créer un registre de sécurité demande beaucoup de temps et d’énergie. Il faut notamment rechercher les textes réglementaires sur les vérifications et les contrôles adaptés à son établissement. Il est nécessaire d’inventorier les équipements concernés. Vous devez obtenir et imprimer certains documents relatifs à la formation, etc. Le classeur doit contenir des plans et présenter une répartition physique claire, sans oublis.

💻 Dématérialisé

BatiFire propose une structure préconfigurée avec une assistance à la mise en place. Vous avez notamment la possibilité de choisir la réglementation adaptée à votre établissement et de sélectionner les équipements qui vous concernent dans une liste exhaustive d’équipements et de contrôles possibles. Vous pouvez intégrer directement des fichiers de tous formats pour alimenter les sous-sections (formations, liste du personnel, plans, consignes, etc.).

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Stockage et accès

📜 Papier

Le registre de sécurité physique oblige à une centralisation et expose à des pertes et dégradations. Sa difficulté d’accès complique la collaboration des différents acteurs et charge de tâches chronophages le responsable du registre. Les temps de déplacement sont obligatoires et ont un coût important. 

💻 Dématérialisé

La dématérialisation permet un accès à distance. En paramétrant et personnalisant les droits selon les utilisateurs, vous pouvez maîtriser les modifications. Chaque action est traçable, identifiable et rattachée à un utilisateur. L’application mobile facilite encore plus la mise à jour à distance. Enfin, les données sont protégées et sécurisées.

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Échéancier des contrôles

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📜 Papier

Pour chaque installation soumise à contrôle, vous devez créer un calendrier des vérifications. Il doit correspondre à la fréquence obligatoire et réglementaire. Toute vérification doit être confiée à un contrôleur agréé ou à un technicien compétent. La création de ce cadencier avec plusieurs contraintes est un véritable casse-tête chronophage et source d’oublis, même avec l’aide d’un tableur. Un seul contrôle oublié crée une non-conformité.

💻 Dématérialisé

L’assistant intégré dans le registre de sécurité dématérialisé de BatiFire propose automatiquement un échéancier adapté aux équipements de votre établissement. Des rappels et des notifications sont prévus à l’approche des échéances pour éviter les oublis. Les bons d’intervention sont créés en un clic. Un tableau de bord synthétise visuellement votre niveau de conformité : contrôles à jour, échéances proches, retards, observations.

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Archivage et classement des vérifications périodiques

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📜 Papier

À chaque réception d’un rapport de contrôle, vous devez l’imprimer, le classer dans la bonne section. S’il comporte des observations, il est indispensable de l’identifier ou de le classer à part jusqu’à la levée et à la correction. Le risque de perte, de mélange et d’oubli est évident. Sans compter la recherche frénétique au milieu de centaines d’autres à l’approche de la Commission de sécurité.

💻 Dématérialisé

Comme tous les rapports sont envoyés par mail, il suffit de le télécharger dans la section correspondante. Avec l’accès à distance, il devient même possible de partager un accès limité au contrôleur pour qu’il alimente lui-même la rubrique qui le concerne. En cas d’observations, celles-ci apparaitront dans un document de synthèse, sans risque d’oubli. L’indexation et la datation sont automatiques et permettent d’utiliser une fonction de recherche pour retrouver un rapport en quelques secondes, même après plusieurs années. Les différents filtres et les diagrammes offrent la possibilité d’avoir une vision claire et rapide sur l’état des contrôles, les encours, etc.

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Suivi des évolutions réglementaires

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📜 Papier 

Il est nécessaire d’effectuer une veille réglementaire chronophage et fastidieuse. Les éventuelles modifications doivent être détectées puis intégrées. Il faut éventuellement modifier les échéanciers, ajouter des équipements, changer l’organisation du classeur, etc.

💻 Dématérialisé

BatiFire intègre une mise à jour réglementaire systématique qui implémente les sous-dossiers et les échéanciers automatiquement. Des alertes permettent d’identifier ces changements sans bouleverser votre organisation et sans risque de passer à côté d’une nouvelle norme.

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Gestion des formations et exercices d’évacuation

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📜 Papier

Gérer le planning de formation sur un support papier implique des échanges réguliers avec le service du personnel, la programmation, le suivi, la mise à jour de la liste, etc. Ajoutez un calendrier distinct pour les exercices d’évacuation avec le rapport, la feuille de présence, les éventuelles remarques. De plus, la centralisation du registre papier dans un local ou un bureau oblige à la centralisation de toutes ces informations. 

💻Dématérialisé 

La liste à jour peut être échangée ou mise à jour à distance par le service concerné. Un tableau de bord automatique et des rapports personnalisés facilitent le suivi et offrent la possibilité de planifier de manière ciblée. Des alertes et des notifications permettent même d’alerter sur d’éventuels renouvellements de formation ou un recyclage.

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Gestion de plusieurs sites

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📜 Papier

Le nombre de sites multiplie le nombre de registres, de classeurs et de sources d’erreurs. La délocalisation du registre de sécurité physique pose des problèmes d’accès, de mise à jour rapide et de temps de transport, par exemple.

💻 Dématérialisé

L’accès multiple et hiérarchisé offre la possibilité d’une mise à jour à distance sécurisée et traçable. Vous pouvez confier des actions à différents acteurs tout en supervisant le registre de sécurité. Les différents établissements et bâtiments sont accessibles avec la même interface et il est facile de jongler d’un registre à l’autre pour le responsable.

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Traçabilité des travaux 

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📜 Papier

Lors de travaux d’aménagement ou de rénovation, vous devez consigner plusieurs informations dans le registre physique. Ainsi vous devez décrire la nature des travaux avec des plans, des photos, etc. Il est obligatoire de mentionner les acteurs, de l’architecte au maitre d’œuvre. Attestation et certificats de conformité doivent être joints. Lorsque les travaux sont importants, la diversité des documents et des interlocuteurs crée un dossier hétéroclite difficile à archiver.

💻 Dématérialisé

Le dossier travaux permet de télécharger tous les formats de documents pour créer un dossier simple facile d’accès. Plans, autorisations, noms, rapports, attestations : tout est centralisé et horodaté. Vous identifiez clairement les intervenants et leurs coordonnées. L’historique complet reste accessible en un clic.

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Préparation de la commission de sécurité

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📜 Papier

Le suivi des observations précédentes et la levée des réserves obligent à un contrôle régulier. La préparation du document de synthèse peut prendre plusieurs jours dans certains cas. La présentation d’un classeur volumineux complique l’accès rapide à certaines demandes de la Commission. 

💻 Dématérialisé

Générer et exporter le registre de sécurité en format PDF prend quelques instants. Mais la version papier du registre de sécurité n’est plus un passage obligé, car les membres de la Commission peuvent bénéficier d’un accès limité. 

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Le registre de sécurité dématérialisé BatiFire : la solution complète

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BatiFire n’est pas qu’une simple numérisation d’un registre de sécurité papier. Il s’agit d’une interface qui centralise toutes les obligations de ce document. Vous disposez de tableaux de bord, de diagrammes et de notifications qui vous informent en temps réel. Le registre de sécurité numérique et son application mobile libèrent votre temps et facilitent la gestion au quotidien. 

Pour cela, le registre de sécurité dématérialisé de BatiFire propose toutes les fonctionnalités attendues, et va même au-delà :

• Stockage et archivage de tous les éléments d’un registre de sécurité incendie
• Réglementation intégrée et mise à jour continue
• Gestion complète des contrôles et vérifications
• Alertes et notifications automatiques
• Gestion de la formation du personnel
• Accès multiples et paramétrables
• Fonctions multisite et multioccupants
• Archivage et traçabilité des travaux
• Document de synthèse et préparation de la Commission simplifiés
• Etc.

Enfin, pour vous accompagner dans la mise en place vous pouvez profiter d’une formation et d’une assistance continue.

Vous bénéficiez ainsi d’un gain de temps et d’une efficacité qui s’accompagnent d’une amélioration naturelle de la conformité. 

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Alors, pour vous débarrasser des contraintes du support physique et profiter des avantages du registre de sécurité dématérialisé, essayez gratuitement BatiFire

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FAQ

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La Commission de sécurité accepte-t-elle un registre dématérialisé ?

Oui, la réglementation est claire, la version dématérialisée est autorisée depuis 2002. Il reste toujours possible d'éditer et imprimer un document de synthèse pour faciliter les échanges lors de la visite.

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Qui pourra accéder à mon registre dématérialisé ?

Comme les droits sont paramétrables selon les utilisateurs, vous contrôlez totalement les accès à votre registre. Vous bénéficiez ainsi d'une traçabilité de chaque intervention ou action.

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Comment sont gérées les échéances de contrôles et de vérifications ?

BatiFire calcule automatiquement les prochaines échéances à partir des textes réglementaires et des contrôles déjà réalisés. Vous bénéficiez d'alertes et de notifications plusieurs semaines à l'avance. Un tableau de bord synthétise votre niveau de conformité en temps réel. 

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Peut-on gérer plusieurs établissements avec le registre dématérialisé de BatiFire ?

Oui, vous disposez d'une fonction multisite. Vous gérez vos bâtiments, même de catégories différentes, à partir d'une interface unique. Vous pouvez naviguer facilement d'un site à l'autre tout en conservant une vision d'ensemble.

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