Avez-vous déjà estimé le temps perdu à jongler entre les différents documents du DUER dispersés sur tous vos sites ? La gestion multisite du document unique d’évaluation des risques (DUER) engendre souvent des retards sur les mises à jour, des oublis ou des défauts d’archivage. De plus, sous son format papier, la mise à disposition obligatoire du DUER auprès des salariés, des organismes de contrôle ou de l’inspection du travail se complique en raison de cette dispersion sur différents bâtiments. Pourtant, depuis 2001, chaque employeur a l’obligation légale d’établir et de tenir à jour ce document pour chacun de ses établissements. C’est pour répondre à cette double contrainte du support et de la gestion multisite que BatiFire propose une version numérique du DUER. Une solution pour faciliter le pilotage central du document unique tout en améliorant son niveau de conformité.
Rappel sur la réglementation et les exigences du document unique d'évaluation des risques (DUER)
Que dit la loi sur le DUER ?
Depuis la loi de modernisation sociale de 2001, l’article R. 4121-1 du Code du travail et les suivants imposent à tout employeur une obligation claire : évaluer les risques professionnels et consigner cette évaluation dans un document unique. Concrètement, cette réglementation du DUER poursuit différents objectifs :
- La protection des travailleurs contre une éventuelle exposition à un danger
- La prise en compte des évolutions d’un poste ou d’un métier
- L’intégration de risques nouveaux ou l’adaptation à des dangers émergents
- La mise en place de mesures de prévention pour éliminer certains risques
- Etc.
Ce document n’est donc pas qu’un simple inventaire administratif, mais un véritable outil de pilotage de la sécurité au travail.
Tout savoir sur le document unique d’évaluation des risques ou DUER
Comment s’organisent l’élaboration et les mises à jour du DUER ?
L’obligation de tenue du DUER débute par sa création et le recensement de tous les risques auxquels peuvent être exposés les salariés d’une entreprise. Cet inventaire doit être réalisé sur tous les postes de travail et sur tous les sites. Il peut concerner différents aspects comme les machines ou les produits utilisés, l’organisation du travail, l’exposition à la chaleur et même la définition de fonction. Un travail de longue haleine qui doit être consigné rigoureusement.
La première réponse à ce recensement vise à mettre en place des mesures de prévention ou correctives, si des risques sont identifiés. Lorsque l'entreprise compte au moins 50 salariés, l'employeur doit alors établir un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail ou PAPRIPACT.
Par la suite, la gestion du document unique se traduit par plusieurs étapes incontournables. En premier lieu, une mise à jour annuelle est obligatoire pour les entreprises de plus de 11 salariés. Mais cette actualisation s’impose à toutes les entreprises pour chaque modification importante des conditions de travail ou dès qu’une nouvelle information sur un risque est identifiée. Cela signifie par exemple que des travaux, des aménagements ou un simple changement d’équipement peuvent obliger à une actualisation du DUER.
Lorsqu’une entreprise est dispersée sur plusieurs sites éloignés ou avec des activités différentes, la situation se complique encore. En effet, comment coordonner et centraliser toutes les actualisations pour des équipes basées sur Lille, Lyon et Marseille, par exemple ?
Qui peut consulter le document unique d'évaluation des risques ?
Autre pan essentiel du document unique d’évaluation des risques : l’employeur doit le tenir à disposition de nombreux organismes et inspecteurs. Cette mise à disposition peut s’avérer un véritable casse-tête lorsque le document est délocalisé, disponible avec des versions non actualisées, sous un format papier incomplet, etc.
Parmi les acteurs concernés par un droit de consultation du DUER, on retrouve notamment :
- Les salariés et anciens salariés de l’entreprise
- Les délégués et membres du comité social et économique
- La médecine du travail
- L’inspection du travail
- Les inspecteurs désignés par l’autorité de sûreté nucléaire et de radioprotection si les salariés sont concernés par une exposition aux rayonnements ionisants
- Les agents de la sécurité sociale
- Différents organismes de santé et de sécurité au travail
De plus, cette mise à disposition obligatoire du DUER s’accompagne d’une obligation d’archivage sur une durée de 40 ans. Une difficulté supplémentaire pour garantir la traçabilité du DUER.
Complexité d’une gestion multisite du DUER
Imaginez la synchronisation et l’actualisation du DUER sur des dizaines de sites lorsque le document est disponible en version papier dans différents lieux ou sur des fichiers Excel partagés. Pour une entreprise gérant plusieurs sites ou bâtiments distants, le recensement des risques et les mises à jour deviennent un casse-tête régulier.
Dans la pratique, la complexité de la gestion du DUER se traduit par plusieurs difficultés récurrentes :
- Complexité administrative : gérer le même DUER à partir de plusieurs sites et plusieurs responsables locaux.
- Variabilité des risques : selon les sites et les activités, des risques variables nécessitent des traitements spécifiques.
- Responsabilité et communication : le chef d’entreprise doit déléguer localement l’actualisation et s’assurer d’une remontée d’information efficace.
- Mises à jour et suivi : l’actualisation locale de l’exposition aux risques doit être consignée dans le document unique global.
- Conformité et audits : l’entreprise doit pouvoir s’assurer que chaque site respecte les obligations d’actualisation, en particulier pour les aménagements et travaux.
Jusqu’à présent, toute entreprise multisite dépensait une énergie chronophage à partager, centraliser et actualiser le DUER.
C’est pour répondre à ces défis que BatiFire a développé un outil numérique de gestion du DUER sur sa plateforme dédiée à la conformité réglementaire des bâtiments.
BatiFire : un DUER numérique avec fonctionnalité multisite
Fort d’un savoir-faire reconnu en particulier sur la gestion multisite du registre de sécurité incendie, BatiFire a élaboré plus d’une dizaine de modules destinés à améliorer la conformité et l’efficacité dans le suivi de documents ou registres obligatoires. C’est ainsi que BatiFire propose sur sa plateforme une version dématérialisée du document unique d'évaluation des risques qui offre notamment une possibilité de centraliser un seul DUER pour plusieurs sites.
Parmi les fonctionnalités clés du DUER numérique de BatiFire, on retrouve notamment :
- La centralisation des données
- La possibilité de créer le programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail (Papripact)
- Des alertes ou notifications pour rappeler les échéances (actions correctives, mise à jour, etc.)
- Un accès sécurisé et à distance pour tous les responsables locaux
- Une mise à jour en temps réel pour tous les sites
- Une version dématérialisée et actualisée consultable depuis tous les sites
- Un DUER imprimable identique pour tous les sites
- Un pilotage central et la traçabilité des actions
- Génération automatique ou manuelle des versions successives du document unique (versioning)
- L’archivage possible sur plus de 40 ans
Avec un outil comme BatiFire, vous réduisez les erreurs et les oublis, vous gagnez du temps et vous améliorez la conformité sur tous vos sites.
Alors, si vous souhaitez opter pour une solution innovante qui facilite la gestion du document unique d'évaluation des risques (DUER) sur plusieurs sites.
