Tout gestionnaire de bâtiment ou d’immeuble collectif sait à quel point il peut être chronophage de retrouver un ancien rapport de repérage, de vérifier les futures échéances de contrôle sur un calendrier papier ou d’archiver plans et photos. Difficile d’estimer également le temps perdu dans la reconstitution de l’historique des interventions en préparation d’une inspection. La gestion du dossier technique amiante ou DTA s’accompagne souvent de classeurs qui s’accumulent, de fichiers informatiques épars, de rapports égarés et d’une grande variété de documents qui compliquent la conformité d’un sujet déjà complexe.
L’obligation légale de constituer un DTA et d’en assurer la mise à jour vise évidemment à protéger les occupants comme les intervenants. Mais au-delà de l’aspect réglementaire, le suivi se traduit également par une traçabilité rigoureuse des repérages et des interventions pour prévenir de sanctions administratives et financières. Dans cet article, nous vous expliquons comment organiser efficacement cette traçabilité et maîtriser votre conformité.
Rappel des enjeux du dossier technique amiante ou DTA
Réglementation du dossier technique amiante (DTA)
Le Dossier technique amiante est la traduction réglementaire de l’obligation de protection contre l’exposition aux fibres d’amiante dans les bâtiments. En effet, le Code de la santé publique impose aux propriétaires d’immeubles collectifs et de bâtiments construits avant le 1er janvier 1997 de constituer ce dossier afin de vérifier la présence de l’amiante et son évolution. Ce document doit notamment comporter la localisation précise des matériaux et produits contenant de l’amiante, l’évaluation de leur état de conservation, ainsi qu’un cadencier de surveillance et une maintenance adaptée.
Tout savoir sur le dossier technique amiante ou DTA
Différence entre dossier technique amiante (DTA) et diagnostic amiante (DAPP)
Le DTA doit donc être distingué des autres diagnostics amiante. Le diagnostic amiante des parties privatives ou DAPP concerne exclusivement les maisons individuelles et les parties privatives d’immeubles collectifs lors de leur vente. Quant au repérage avant travaux (RAT) ou avant démolition, il s’impose pour toute intervention sur un bâtiment construit avant 1997. Contrairement à ces diagnostics ponctuels, le DTA constitue un document évolutif qui accompagne la vie du bâtiment et contient toutes les vérifications et les mises à jour régulières.
Les différents acteurs d’un dossier technique amiante (DTA)
La gestion du DTA implique plusieurs intervenants aux responsabilités bien définies. Le propriétaire, gestionnaire d’immeuble ou syndic de copropriété porte la responsabilité juridique du dossier et de sa mise à jour régulière. Le diagnostiqueur certifié ou l’organisme agréé réalise les repérages initiaux et les contrôles périodiques d’évaluation de l’état de conservation. Les entreprises extérieures qui interviennent pour des travaux doivent avoir connaissance du DTA et en respecter les préconisations. Les occupants ou usagers ont un droit d’accès aux informations du dossier technique amiante. Les entreprises de désamiantage ont pour mission de suivre les prescriptions du DTA pour les travaux de confinement ou de retrait. Enfin, les sapeurs-pompiers et les forces de secours doivent pouvoir consulter le dossier technique amiante avant intervention.
Pour répondre aux impératifs légaux et aux exigences de chaque acteur, il est nécessaire d’avoir une traçabilité rigoureuse de chaque intervention.
L’importance de l’organisation de la traçabilité
Les risques d’une mauvaise organisation
Comme nous l'avons évoqué, un défaut d’organisation dans la gestion du dossier technique amiante peut engendrer plusieurs risques :
- Sanitaire : un suivi mal réalisé ou un manque de rigueur dans le calendrier des vérifications peut être à l’origine d’une exposition des occupants ou des usagers aux fibres d’amiante.
- Conformité : une mauvaise organisation de la gestion du DTA et en particulier des vérifications et repérages réguliers peut provoquer une non-conformité préjudiciable à la fois aux occupants et aux propriétaires.
- Risques juridiques : des carences, des oublis ou des informations égarées peuvent impliquer la responsabilité pénale du propriétaire.
- Risques économiques : plusieurs surcoûts peuvent découler d’une organisation mal maîtrisée comme des travaux et interventions d’urgence ou une fermeture administrative.
- Perte de temps et d’efficacité : la recherche des textes réglementaires, des cadenciers, des plans ou des contrats de vérification pose des problèmes opérationnels et nuit à l’efficacité administrative.
Bien sûr, ces risques les plus évidents n’évitent pas non plus le problème d’image, de sérieux ou de transparence que l’on attend d’un gestionnaire de bâtiment, qu’il soit privé ou public.
Problèmes et écueils courants dans la gestion du dossier technique amiante
L’efficacité du suivi peut être compromise par différentes difficultés dont la première est la dispersion des informations. Par exemple, les rapports de repérage sont stockés dans un dossier quand les photos ou les plans sont regroupés sur un autre tandis que les plannings de contrôle sont gérés sur un plusieurs fichiers Excel séparés. Quand il ne s’agit pas de classeurs et calendriers en format papier…
Cet éparpillement des informations et documents peut provoquer des pertes et des disparitions et même être aggravé lors de changements de gestionnaire ou lors de transferts de responsabilité.
L’absence d’alertes ou de notification peut provoquer des oublis de contrôles périodiques ou des retards non réglementaires. De plus, les différences de formats de documents ou d’outils utilisés entre les différents intervenants compliquent l’archivage et le stockage. Enfin, il n’est pas toujours facile de distinguer une nouvelle version des vérifications d’une ancienne, sans un bon outil de pilotage.
Les limites des outils habituels pour la gestion du dossier technique amiante (DTA)
Les outils traditionnellement utilisés pour le suivi et la gestion du DTA participent aux problèmes de fiabilité et de traçabilité. Le format papier expose aux pertes et limite les partages. Les tableurs Excel ne permettent pas d’identifier facilement des versions, ne protègent pas des erreurs de saisie et n’offrent pas d’historique de modification ni de contrôles d’accès. Certaines solutions isolées n’offrent pas la possibilité d’archiver et consigner des documents de toutes natures. Là aussi, les conséquences peuvent être l’inefficacité, la non-conformité et des surcoûts.
BatiFire, une solution numérique du DTA pour une traçabilité efficace
BatiFire s’est fait une spécialité des registres et documents obligatoires avec des solutions numériques qui facilitent le pilotage et améliore traçabilité et efficacité. C’est en particulier le cas du registre de sécurité incendie dématérialisé qui dispose de nombreuses fonctionnalités facilitantes. BatiFire met à profit ce savoir-faire pour développer une douzaine d’autres modules liés à la conformité des bâtiments comme celui dédié au diagnostic technique amiante.
Cet outil numérique propose différentes fonctionnalités essentielles pour améliorer l’efficacité de gestion de votre DTA :
✅ Centralisation des données
Un module unique qui regroupe tous les éléments constitutifs d’un DTA, de la liste récapitulative aux rapports de vérification en passant par les photos, la cartographie des zones amiantées, les plans ou la fiche de synthèse.
✅ Organisation logique
L’outil se présente sous forme d’onglets destinés aux différentes informations essentielles d’un DTA que sont les résultats du repérage, les aménagements et travaux ou les vérifications périodiques.
✅ Actualisation à distance
Les dossiers sont alimentés à distance et la fiche récapitulative est modifiable en temps réel.
✅ Stockage multiformat
Le DTA numérique dispose d’un espace de stockage compatible avec tous les formats de documents (rapports, prescriptions, plans, etc.).
✅ Archivage
Le module offre la possibilité de conserver l’historique complet des interventions et modifications.
✅ Traçabilité
La solution de BatiFire facilite le suivi des modifications ou des interventions sur le dossier ou le document de synthèse et permet de générer des versions différentes du document de synthèse.
✅ Accessibilité
Conformément à la réglementation, le DTA numérique permet une consultation du document dématérialisé par les autorités de contrôle, les occupants ou les salariés ainsi que la possibilité d’imprimer la version PDF de la fiche récapitulative.
✅ Application "Secours" pour communiquer le dossier technique amiante
Grâce à cette application gratuite et exclusive, vous communiquez de manière sécurisée et à distance un grand nombre d'informations essentielles aux services d'urgence. Par exemple, les sapeurs-pompiers peuvent prendre connaissance du DTA sur le chemin de l'intervention.
Avec cette solution de DTA dématérialisé, la traçabilité devient naturelle. Ce gain d’organisation sécurise votre conformité, diminue vos coûts administratifs et vos risques pénaux. BatiFire est un outil qui facilite la transition numérique en intégrant des fonctionnalités adaptées aux gestionnaires de bâtiments.
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