La visite de la Commission de sécurité dans les établissements recevant du public (ERP) et les immeubles de grande hauteur (IGH) a notamment pour but de contrôler la conformité des installations, des dispositions et des actions en matière de sécurité incendie. Cette conformité se prépare tout au long de la vie d’un bâtiment au travers d’audits internes et de contrôles réguliers, consignés dans le registre de sécurité. Or, le registre sous sa forme traditionnelle (papier, tableurs, etc.) ne facilite pas la préparation de ces audits internes inopinés. Il en va de même pour la création du document de synthèse pour la Commission qui peut prendre plusieurs jours. Pour limiter ces obstacles et bien préparer la commission de sécurité, il est temps de passer au registre de sécurité digitalisé de BatiFire.
La Commission de sécurité
L’inspection de la Commission de sécurité est un moment important dans un établissement recevant du public. La visite valide la conformité de différents points clés liés à la prévention des incendies, à la sécurité des occupants et même à l’accessibilité aux personnes en situation de handicap. L’audit de la Commission de sécurité concerne des éléments aussi divers que :
- Le fonctionnement et la maintenance du matériel d’extinction
- Les formations du personnel au maniement des extincteurs
- La réalisation d’exercices d’évacuation
- Les vérifications obligatoires et la maintenance de nombreuses installations
- La liste des travaux réalisés et l’obtention de leur autorisation
- etc.
Tous ces éléments obligatoires et bien d’autres sont regroupés et consignés dans le registre de sécurité. La Commission de sécurité doit pouvoir consulter ce registre de sécurité incendie lors de la visite périodique réglementaire.
🚨 Comment préparer une commission de sécurité
Contrôles et audits internes
Rôle des audits internes, un atout de conformité
Des contrôles réguliers sur le suivi des vérifications périodiques permettent de mettre en lumière certains oublis ou carences. Il en va de même pour un audit interne sur le suivi des formations qui offre la possibilité de faire un point régulier sur la conformité. Ce type d’audits de sécurité facilite l’identification de certains dysfonctionnements ou points d’amélioration très en amont de la visite périodique réglementaire. Ils mettent fin aux mauvaises surprises lors de la préparation de cette inspection.
Organisation d’un audit de sécurité avec le registre de sécurité
Dans la plupart des établissements, le registre de sécurité papier prend la forme d’un gros classeur riche de différents feuillets, imprimés et rapports. Organiser un contrôle interne consiste à trouver et réunir les informations concernées dans ce document. Il s’agit par exemple d’identifier tous les moyens de secours, leur localisation et les échéances de vérifications. Soit il est nécessaire de créer un document de synthèse pour l’audit interne, soit il est nécessaire de se déplacer avec le registre de sécurité pour vérifier les éléments.
La complexité d’organisation des audits internes
Outre la complexité d’accès aux informations d’un document stocké centralement, les obstacles s’accumulent lorsqu’un site possède différents locaux ou pour l’administration de plusieurs établissements. De ce fait, souvent les audits internes se résument au strict suivi des échéances de vérification, sans contrôles intermédiaires. Or, ce type d’audits de sécurité ponctuels, s’ils étaient plus fréquents, offriraient plus de conformité et plus de sérénité lors de la Commission de sécurité.
Registre de sécurité digitalisé vs version papier
Avantages du registre de sécurité dématérialisé
Dans le cas de la préparation d’une visite de la Commission ou de la volonté de réaliser des audits internes, le registre de sécurité digitalisé offre de nombreux avantages :
- Accessibilité : un accès à distance aux informations du registre
- Traçabilité : un suivi instantané des actions
- Sécurité : pas de risque de perte ou de détérioration des données
- Gain de temps : génération de tableaux de bord personnalisés pour les audits internes
- Efficacité : quelques clics suffisent pour obtenir une liste de contrôle pour un audit
- Registre de sécurité PDF : quelques clics pour obtenir le document de synthèse indispensable à la commission de sécurité
- etc.
La digitalisation du registre de sécurité facilite les audits, le suivi des vérifications réglementaires et donc la préparation de la Commission de sécurité
🖥️ Tous les avantages du registre de sécurité numérique
Les inconvénients d’un registre de sécurité papier pour les audits
Toute personne chargée de la tenue d’un registre de sécurité connaît le temps que prend la préparation du document de synthèse pour la Commission de sécurité à partir d’un registre en version papier. Il faut parfois plusieurs jours. À cela s’ajoute la difficulté d’organiser facilement des audits internes en dehors de programmations réglementaires. Le registre de sécurité incendie en version papier présente d’autres contraintes :
- Une accessibilité restreinte et complexe
- Une absence de traçabilité des actions et des intervenants
- Des problèmes de stockage et d’organisation
- Une mise à jour complexe et centralisée
- Une multiplication des formats et une grande variété de documents
- Une perte de temps et d’efficacité
En plus de ces contraintes, il est difficile de réaliser des audits internes pour un registre de sécurité papier dont le pilotage est généralement réalisé par une seule personne.
La version papier du registre de sécurité limite les possibilités de préparation et augmente les risques de non-conformité. La digitalisation répond à de nombreux problèmes de la version traditionnelle.
🩹 Résoudre les problèmes liés au registre de sécurité papier
Rôle clé du registre de sécurité digitalisé BatiFire pour préparer une Commission de sécurité
Des fonctionnalités qui facilitent les audits
En plus des multiples avantages que procure son registre de sécurité numérique, le logiciel BatiFire propose des fonctionnalités qui facilitent les inspections, les audits et améliorent la conformité.
Parmi ces fonctionnalités facilitant les inspections ou la réalisation d’un audit on retrouve notamment :
- Des alertes et des notifications qui permettent une veille sur les actions en cours et à venir
- Une mise à jour régulière des textes réglementaires qui améliore la réactivité face aux évolutions normatives
- Des diagrammes en temps réel qui informent des niveaux de conformité
- Un accès à distance et hiérarchisé pour une gestion de plusieurs sites ou de locaux distants
- Une large possibilité de création de checklists ou de tableaux de bord pour organiser des audits en dehors de la commission de sécurité
- Un registre de sécurité PDF validé par les professionnels de la prévention
- Un environnement complet comprenant de nombreux autres documents obligatoires ou registres
- Un suivi en temps réel des observations, des recommandations et des actions correctives post-Commission
Des fonctionnalités qui offrent de nombreux autres bénéfices
En plus de ces fonctionnalités BatiFire qui permettent une meilleure préparation de la Commission de sécurité, le registre de sécurité dématérialisé bénéficie de retours clients très favorables sur des domaines tels que :
- Gain de temps
- Économies et réduction des coûts
- Fiabilité
- Sérénité retrouvée,
- etc.
👏 Nos clients parlent du registre de sécurité digitalisé de BatiFire
À cela s’ajoute la fonction gratuite « Secours » qui permet de connecter votre bâtiment aux services de secours et de communiquer en toute sécurité des informations essentielles. Une fonctionnalité qui contribue à sauver des vies et des biens.
Choisir le registre de sécurité incendie dématérialisé BatiFire
Si pendant longtemps la préparation d’une Commission de sécurité pouvait s’avérer complexe et longue, le registre de sécurité digitalisé vous apporte sérénité et conformité.
