Si l’utilisation d’un registre de sécurité numérique s’impose de plus en plus pour les collectivités, c’est qu’il répond à des problématiques multiples. Comment gérer efficacement la sécurité incendie de bâtiments très variés, assurer la protection du public, ou encore faire face à la dispersion des responsabilités et au désengagement des assurances tout en gagnant du temps et des ressources ? Ces défis obligent les collectivités à utiliser des outils de gestion de la conformité efficaces. Mais pourquoi ne pas aller plus loin en centralisant tous les documents réglementaires ou facilitateurs sur une seule plateforme ? Nous vous expliquons comment et pourquoi une collectivité a intérêt à centraliser ses dossiers et documents, et comment BatiFire se distingue en offrant une solution unique et complète pour répondre à ces besoins.
Si la gestion des documents ou dossiers obligatoires est importante au même titre que le registre de sécurité incendie pour une collectivité, c’est que leur nombre et la diversité des obligations légales engendrent des carences ou des oublis, et exposent à des sanctions. De plus, chaque ville, village, communauté de communes, département, région ou communauté d’agglomération peut être concerné par tout ou partie de ces documents obligatoires ou fortement recommandés.
Si la tenue d’un registre de sécurité numérique semble indispensable aujourd’hui pour toute collectivité, il reste de nombreux dossiers toujours gérés en version papier. Parmi ces dossiers ou documents obligatoires d’une commune ou d’une région, on peut retrouver notamment :
Tout sur le dossier technique amiante
Tout sur le registre public d’accessibilité
Tout sur le registre des aires de jeux
Il existe également des registres non obligatoires, mais dont la gestion quotidienne est une tâche lourde à laquelle doit faire face une collectivité. C’est le cas par exemple de la gestion d’un parc automobile ou le suivi des entreprises de nettoyage.
Le cadre légal encadrant ces documents est strict et souvent complexe, mais poursuit toujours le même objectif : la prévention des risques et la protection du public, des usagers et des travailleurs. Les lois et réglementations intègrent les collectivités dans l’obligation de maintenir ces documents à jour et de les tenir à disposition des autorités compétentes. Comme pour le registre de sécurité incendie, ne pas se conformer à ces obligations peut entraîner des sanctions lourdes, allant des amendes aux poursuites pénales, sans compter les risques pour la sécurité des agents et du public.
Dans un contexte où les responsabilités sont souvent dispersées, il est essentiel de disposer d’outils efficaces pour centraliser et gérer ces documents de manière sécurisée et conforme.
Le registre de sécurité numérique de BatiFire est une solution dématérialisée tout à fait adaptée à une collectivité. Il propose des fonctionnalités essentielles pour un département, une région, une commune, ou un EPCI assurant la gestion de nombreux bâtiments recevant du public et de natures différentes :
Tout sur le registre de sécurité pour les collectivités
Sur la plateforme de gestion du registre de sécurité numérique, BatiFire propose la possibilité de choisir parmi la plupart des dossiers et registres indispensables à une collectivité. Plus de 14 modules permettent de gérer en ligne les dossiers réglementaires tels que le DTA, le DUER, etc.
Pour une collectivité, une centralisation sur une plateforme numérique de tous les documents réglementaires, en plus du registre de sécurité incendie, présente de nombreux avantages :
✔️ Accès rapide et facile aux informations réduisant le temps consacré aux recherches et aux échanges inutiles.
✔️ Diminution des tâches administratives redondantes, des surcharges de travail inutiles et des risques de perte de documents.
✔️ Augmentation de la réactivité en cas d’erreur ou d’oubli, avec une alimentation à distance des modifications et des résultats des contrôles périodiques, par exemple.
✔️ Accès à distance à certains modules pour les prestataires ou les organismes de contrôle améliorant la collaboration.
✔️ Traçabilité et conformité renforcées, facilitant la gestion des documents et des audits.
La transparence, la conformité et la traçabilité sont des atouts majeurs qui démontrent la proactivité d’une collectivité. Ils deviennent en particulier des leviers très importants dans la négociation des primes auprès des assurances, offrant ainsi un avantage stratégique et financier.
Pour une collectivité, centraliser ses documents et dossiers réglementaires avec BatiFire est facile et rapide. Les modules associés au registre de sécurité numérique sont accessibles sur la même plateforme. La gestion du registre de sécurité incendie peut être associée aux documents ou dossiers de votre choix. La mise en place de la centralisation se résume en quelques étapes simples :
Pour répondre efficacement aux défis de la centralisation des documents réglementaires, la solution BatiFire se présente comme une évidence, en transformant la gestion de vos contraintes et obligations en un processus fluide et simplifié.
En adoptant BatiFire, les collectivités disposent d’un écosystème numérique complet pensé pour la plupart des contraintes opérationnelles. La conformité réglementaire est largement automatisée et la traçabilité et l’accessibilité sont facilitées. BatiFire devient ainsi l’outil central de votre sécurité et de votre gestion documentaire.
Communes, EPCI, régions ou départements : adoptez dès maintenant un outil simple qui vous libère de vos contraintes, améliore votre conformité et vous fait faire des économies.
