Le dossier d’utilisation, d’exploitation et de maintenance des bâtiments (DUEM) permet, d’une part de connaître précisément son bâtiment et ses installations et, d’autre part, de faciliter les échanges avec les différents prestataires, intervenants, voire même services en interne. Depuis 2023, le DUEM est fortement recommandé dans le cadre des politiques de gestion patrimoniale durable, notamment pour les collectivités.
Pourquoi ?
Il s’agit d’un dispositif permettant de suivre, sur les plans administratif, économique et technique, l’exploitation et la maintenance des bâtiments. Comme son nom l’indique.
Au sein d’un patrimoine, les principaux objectifs de création d’un DUEM sont :
- de recouper et d’actualiser des supports potentiellement dispersés ;
- d’assurer la mémoire des équipements et d’optimiser leur fonctionnement ;
- de permettre la prise de connaissance complète des bâtiments et des équipements associés ;
- d’établir la programmation annuelle de la maintenance ;
d’établir une programmation pluriannuelle de renouvellement des équipements et de rénovation.
Quel est son contenu ?
Tout d’abord, le volet administratif permet de prendre connaissance du bâtiment dans son périmètre immédiat, son identité, sa conception, son historique, ses particularités.
Dans le DUEM, de nombreuses informations sont intégrées et la liste est loin d’être exhaustive :
- les renseignements généraux ;
- la présentation des accès et stationnement du site ;
- les coordonnées des parties prenantes ;
- la liste exhaustive des contrats ou prestations obligatoires devant être engagés par niveau de maintenance.
- la liste des contrats ou prestations nécessaires devant être engagés pour l’entretien courant de l’équipement.
- la liste des contrats existants de toute nature ;
- les ressources à allouer ;
- le chiffrage pluriannuel relatif à l’entretien régulier, au GER et à la maintenance de l’équipement.
- le bâti et les aménagements intérieurs ;
- la description des installations techniques ;
- le détail des documents techniques (DOE, DIUO) ;
- les consignes d’utilisation et d’entretien courant ;
- les instructions de maintenance ;
- la sécurité des personnes et des biens ;
- le suivi et les actions ;
- etc.
Les DUEM numériques permettent désormais une interconnexion avec des logiciels de GMAO, facilitant le suivi et la maintenance prédictive.
La réalisation d’un DUEM
Une telle mission nécessite un déroulement de phases bien structuré :
- visite des sites ;
- relevés ;
- entretiens avec les utilisateurs, les exploitants, les gestionnaires ;
- collecte des informations : DOE, DIUO, contrats, conventions, audits, études, relevés ;
- analyses et recherches ;
- définition de la structure adaptée ;
- élaboration du DUEM : classeurs, fiches descriptives, plan de maintenance, rapports d’activité.
Une phase complémentaire d’audit énergétique est souvent incluse dans les démarches récentes.
Précisions
Le DUEM ne constitue en aucun cas un recueil ou une synthèse des DOE et DIUO, dont les fonctions et les objectifs sont autres.
Il fait référence à ces documents et inclut, dans sa version informatique, des liens vers ceux-ci.
Pour rester en cohérence avec la documentation remise par l’entreprise, le DUEM pourra s’appuyer sur l’organisation prévue pour les DOE.
Le DUEM sera si besoin enrichi de données essentielles absentes des DOE et DIUO.
Le CEREMA recommande une mise à jour continue du DUEM avec une révision annuelle minimale.
Un guide a été rédigé par le CEREMA qui est paru le 30/11/2001. Voir le guide CEREMA
Le rendu
Idéalement, pour des raisons pratiques compte-tenu que le DUEM est un outil qui doit vivre et être partagé, le support adéquat est le digital. En effet, ces éléments pourront être mis en ligne sur un site collaboratif pour faciliter leur visualisation et leur actualisation par tous les acteurs liés à l’exploitation : comme BatiFire, bien évidemment !
Le support numérique est aujourd’hui la norme recommandée, avec hébergement sécurisé des données et accès multi-intervenants.
Pourquoi BatiFire est l'interlocuteur idéal ?
En résumé, la mise en place d’un DUEM (Dossier d’Utilisation, d’Exploitation et de Maintenance) permet une gestion rigoureuse, centralisée et anticipée du patrimoine bâti. Grâce à son interface intuitive et à ses modules dédiés, BatiFire accompagne les gestionnaires dans cette démarche en centralisant les documents clés, en assurant la traçabilité des actions, et en fournissant des rappels automatiques pour les maintenances et obligations réglementaires. Une solution fiable pour piloter efficacement l’exploitation des bâtiments et garantir leur conformité dans la durée.
