Parmi les différentes responsabilités d’une collectivité, l’administration des bâtiments recevant du public impose la tenue d’une grande variété de documents et de registres obligatoires ou fortement recommandés. Souvent dotées d’un service technique centralisé, les collectivités doivent de surcroît assurer la gestion de bâtiments publics dispersés et très variés. Dans ce contexte, gérer le registre de sécurité et les documents obligatoires s’avère d’une grande complexité. BatiFire propose une plateforme numérique unique pour la gestion du registre de sécurité des collectivités, pour plusieurs bâtiments, et y associe de nombreux registres et modules, obligatoires ou facilitateurs.
Les communes, les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), les départements ou les régions, regroupés sous le nom de collectivités territoriales, sont des administrations assurant la gestion de bâtiments publics dont la destination et les usagers sont très variés. En effet, au sein de ces établissements recevant du public, on retrouve des écoles, des bibliothèques, des piscines, des installations sportives, des mairies, etc. Pour chaque type de bâtiment, il existe des contraintes différentes de sécurité, de santé, d’hygiène, de protection contre l’incendie ou d’accessibilité. Le suivi de la réglementation adaptée et des registres obligatoires nécessite une rigueur que le pilotage central et que la distribution sur le territoire rendent complexe. Pourtant le respect de ces règles est un enjeu important pour la protection du personnel, du public, des biens et du patrimoine.
Or, la responsabilité du suivi revient le plus souvent aux services techniques ou au gestionnaire des bâtiments publics qui est confronté à la fois à la distance, au nombre et à la variété des sites et des locaux, mais aussi à la pluralité des interlocuteurs et intervenants
Les collectivités ont de nombreux intérêts à parfaire la prévention et à maîtriser la conformité réglementaire.
Dans les établissements recevant du public d’une collectivité, la réglementation incendie poursuit l’objectif prioritaire d’assurer la protection des usagers et du personnel. C’est pourquoi la plupart des bâtiments sont soumis à des textes réglementaires et à des normes visant notamment la prévention des risques d’incendie, la lutte contre l’incendie et la préparation d’une évacuation maîtrisée et sécurisée, en cas de sinistre. La majorité de ces réglementations concernent 3 grands domaines : le contrôle et la maintenance d’équipements et d’installations, les plans et exercices d’évacuation, la formation du personnel. C’est dans le registre de sécurité incendie qu’il est obligatoire de consigner que chaque action, contrôle, formation est effectuée selon la réglementation et au rythme imposé.
Or pour les services techniques des collectivités, cette tâche qui leur incombe représente un défi de taille qui nécessite des moyens, du temps et des compétences. L’utilisation d’une gestion dématérialisée des registres obligatoires apporte une réponse moderne à ces besoins tout en améliorant la conformité et donc la sécurité du public.
La sinistralité élevée, la multiplication des risques (notamment climatiques et techniques) et parfois une prévention insuffisante poussent les compagnies d’assurance à revoir leur politique de souscription. De nombreuses collectivités se retrouvent alors confrontées à des hausses brutales de primes ou à une diminution drastique des garanties proposées. Face à ce phénomène de désengagement croissant des assureurs, les collectivités territoriales doivent repenser leur stratégie de prévention et de gestion des risques.
Comme l’a récemment rappelé l’Association des Maires de France (AMF), « la maîtrise des risques constitue un enjeu fondamental pour préserver l’accès à l’assurance et maîtriser ses coûts ». Maîtriser la prévention devient donc un moyen de réduire les primes tout en améliorant la sécurité des biens et des usagers.
La difficulté d’accès aux assurances impose une nouvelle exigence : démontrer une véritable maîtrise de son exposition aux risques, non seulement dans les discours, mais aussi par des actes concrets et mesurables. Dans ce contexte, les collectivités doivent utiliser des moyens et des outils modernes et performants pour gérer le suivi de la prévention des risques et le respect de la sécurité incendie.
La démonstration de la conformité et la réduction des risques peuvent alors devenir des moyens d’accéder aux assurances et d’en négocier les coûts, tout en améliorant la sécurité des usagers. L’utilisation de plateformes digitales dédiées et complètes participe à démontrer l’engagement et à obtenir la conformité.
Si le suivi des documents obligatoires est si compliqué et varié dans les collectivités, c’est parce qu’il peut concerner de nombreux registres :
La nature et l’activité de chaque bâtiment public imposent de suivre tout ou partie de ces documents souvent obligatoires, et de respecter les textes réglementaires correspondants. Ainsi, il est possible pour un directeur de services techniques de devoir assurer la gestion de plusieurs registres de sécurité dans une même collectivité, voire pour plusieurs collectivités, avec des réglementations et des exigences différentes.
Le registre de sécurité incendie des collectivités implique presque toujours une gestion multisite dont la complexité de gestion est liée à différents paramètres.
Les écoles, les piscines publiques, les maisons de retraite (EHPAD), les centres aérés, les mairies, les salles de spectacle, les crèches sont tous des ERP, mais de type (s) et de catégories différentes. Dans ce cas, les textes réglementaires applicables en matière de prévention des risques, de protection et de lutte contre l’incendie sont différents. Il s’agit alors d’adapter les mesures, les contrôles et les vérifications en fonction de chaque catégorie et type de l’ERP au sein de la collectivité.
Bien que la responsabilité du registre de sécurité incendie incombe au chef d’établissement, au directeur d’école ou au gestionnaire du bâtiment public, souvent le suivi est confié au service technique. Parfois, le directeur ou le responsable d’établissement ignore tout des obligations qui lui incombent et des responsabilités qu’il supporte. Pour des raisons pratiques et l’absence de ressources techniques sur site, responsabilité du bâtiment et gestion du registre sont souvent séparées. Or la centralisation d’un registre de sécurité dans son format classeur et feuillets nuit à l’une de ces responsabilités. Soit le registre est centralisé loin du responsable du bâtiment, soit il est stocké sur site, mais difficile d’accès pour les services techniques.
Dans une collectivité, la direction des établissements est souvent assurée par des personnes ne possédant pas les connaissances et la formation nécessaires au suivi du registre de sécurité incendie. Ce rôle de gestion est la plupart du temps confié au seul responsable technique. Celui-ci se trouve alors soumis à des contraintes d’éloignement et de moyens, et ne dispose pas des relais techniques nécessaires sur site. L’utilisation d’outils dématérialisés intégrant des aides et des accès à distance permet de soulager la tâche du service technique de la collectivité tout en fiabilisant le suivi du registre de sécurité et la conformité.
L’organisation d’une administration ou des collectivités territoriales oblige à une coordination de services très différents avec parfois des fonctions proches. Cette diversité des intervenants et des responsabilités amène une couche de complexité supplémentaire à la tenue du registre de sécurité en fonction du bâtiment et des services internes qu’il abrite. Parfois, la présence de compétences permet la délégation de la tenue du registre de sécurité sur site quand d’autres établissements nécessitent l’intervention systématique d’équipes spécialisées de la collectivité.
La gestion centralisée de tous les registres de sécurité d’une collectivité est bien évidemment compliquée par la répartition géographique des sites et des bâtiments. Comment assurer la tenue du registre de sécurité de dizaines de sites installés aux 4 coins d’un territoire, quelle que soit la taille de ce dernier ? Pour le responsable technique de la collectivité, la gestion implique alors de multiples déplacements contraignants, des échanges d’information à distance, ou la délégation de responsabilité qui peuvent poser des problèmes de fiabilité voire de non-conformité.
BatiFire peut devenir votre outil de conformité et de performance en prévention grâce notamment à plusieurs fonctionnalités majeures et à des options facilitantes :
Le registre de sécurité dématérialisé de BatiFire permet un pilotage central de plusieurs sites, que la gestion soit locale ou déléguée. Ainsi sur la même plateforme, vous pouvez obtenir une vision précise de la conformité en temps réel. L’accès à distance offre à la fois la possibilité d’une mise à jour sur place, si les compétences sont présentes, ou une gestion à distance si la responsabilité est délocalisée.
La difficulté de la diversité des bâtiments impose aux collectivités une connaissance approfondie de toutes les réglementations. Si BatiFire est un registre de sécurité parfaitement adapté aux collectivités, c’est que l’outil propose tous les textes réglementaires à respecter en fonction de la catégorie de l’ERP. De plus, la solution ne se limite pas aux établissements recevant du public puisque la plateforme intègre les normes de tous les bâtiments soumis à la tenue d’un registre de sécurité incendie : immeuble de grande hauteur (IGH), bâtiment à usage professionnel (BUP), etc. Enfin, la veille réglementaire génère une mise à jour automatique et régulière des textes.
Si l’un des enjeux forts dans les collectivités est de démontrer la continuité de la conformité, BatiFire répond parfaitement à ce besoin majeur. L’outil propose un suivi en temps réel des vérifications périodiques, une gestion documentaire centralisée, la traçabilité complète des actions correctives et la preuve formelle du respect des obligations légales (ERP, code du travail, etc.).
La maintenance et les contrôles à effectuer obligatoirement sur certaines installations et certains équipements sont planifiés automatiquement à partir de la validation de leur présence et en fonction de la réglementation proposée. Grâce au registre de sécurité numérique, les collectivités peuvent collecter des rapports dématérialisés à distance et même permettre des accès sécurisés et limités à certains prestataires. Ainsi les mises à jour peuvent être réalisées sur site, immédiatement après le contrôle réglementaire.
Pour un gestionnaire de collectivité, BatiFire offre la possibilité de fournir des rappels sur les actions à mettre en place à la fois pour le responsable sur place, mais aussi pour les équipes techniques hors site. En effet, des accès sécurisés et hiérarchisés sont possibles pour les différents acteurs de la sécurité. Les messages de rappel, les diagrammes de statut en temps réel, les tableaux de bord sont également autant d’outils qui facilitent à la fois une gestion locale et une supervision centralisée.
BatiFire propose aux collectivités et aux administrations de suivre d’autres registres et documents obligatoires pour les bâtiments publics. Ainsi, les offres « Optimisée » ou « Prémium » permettent la gestion en ligne de nombreux modules, sur la même plateforme que le registre de sécurité incendie :
Vous pouvez également créer et suivre des registres personnalisés qui offrent la possibilité, par exemple, d’organiser le contrôle d’un parc de véhicules ou encore de suivre les actions de l’entreprise chargée du nettoyage.
Grâce à BatiFire, les collectivités peuvent disposer d’une solution gratuite « Secours » dont l’objectif est d’améliorer l’intervention des secours en cas d’urgence. À l’aide d’une connexion hautement sécurisée et protégée, les sapeurs-pompiers ou les services de police partenaires bénéficient d’un accès à distance à des informations vitales d’un bâtiment. Le directeur ou responsable du site a la possibilité d’alimenter la fonction « Secours » avec des éléments qu’il juge essentiels à la protection du bâtiment, des biens et du personnel et qui seront utiles aux intervenants en cas de sinistre.
Ces informations offrent l’opportunité d’optimiser les interventions en cas de présence de zones sensibles ou de biens culturels de valeur, la protection d’un patrimoine important ou l’existence de contraintes d’accès particulières, etc.
L’intervention d’urgence peut ainsi être facilitée en l’absence de personnel dans un musée, la nuit, dans un collège pendant les vacances scolaires, etc.
La solution complète de la plateforme de BatiFire permet aux collectivités de bénéficier de nombreux gains et de réductions des coûts :
✅Amélioration de la conformité
✅Baisse des actions correctives coûteuses
✅Réduction des déplacements
✅Diminution des risques et des sinistres
✅Meilleure attractivité auprès des compagnies d’assurance
✅Baisse des dépenses
✅Meilleure protection des agents, du public et des biens
✅Etc.
