Pour une entreprise soumise à la tenue d’un registre de sécurité, le suivi des contrôles et des vérifications des installations est un élément essentiel. Cette gestion répond à une obligation réglementaire en matière de prévention, de sécurité et de protection contre les incendies. Habituellement, les rapports et les plannings de contrôles sont consignés dans des registres de sécurité en version papier et sur des tableurs. Aujourd’hui, la dématérialisation permet de nombreuses améliorations notamment dans le suivi de la conformité, le temps gagné ou la traçabilité. Découvrez comment le registre de sécurité dématérialisé de BatiFire va au-delà de la simple numérisation en proposant de nombreuses fonctionnalités avancées pour une gestion moderne et efficace des contrôles.
Un registre de sécurité doit regrouper les informations relatives aux vérifications réglementaires qu’il est obligatoire d’effectuer sur certaines installations et certains équipements. Il s’agit entre autres des équipements de lutte contre l’incendie, des installations électriques, des dispositifs de levage, des ascenseurs, du désenfumage, des moyens d’extinction, etc. De nombreux éléments doivent ainsi être consignés :
La mise à jour de ces contrôles doit être régulière et à un rythme conforme à la réglementation de chaque installation. Au même titre que les plans d’évacuation, le plan de formation du personnel, ces informations doivent être consultables dans le registre de sécurité par les autorités compétentes. Cela peut être le cas lors d’audits ou au moment de la Commission de sécurité.
L’alimentation des données relatives aux contrôles, à la maintenance et aux vérifications est réalisable à distance avec un registre de sécurité dématérialisé. Les trajets entre le point de contrôle et le lieu de stockage du registre de sécurité deviennent inutiles. Les mises à jour s’effectuent à distance par plusieurs personnes différentes disposant de codes d’accès personnalisés
Les rapports établis par les contrôleurs peuvent être directement alimentés dans le registre de sécurité dématérialisé de BatiFire. L’intelligence artificielle, proposée en option, offre la possibilité de réaliser un classement automatique du document dans son dossier et d’en ressortir les informations à consigner, sans intervention humaine. L’accès aux données pour le prestataire ou l’organisme de contrôle est un accès limité et hiérarchisé qui protège contre une éventuelle malveillance.
BatiFire propose l’alimentation automatique de la réglementation en fonction de votre établissement : ERP (établissement recevant du public), IGH (immeuble de grande hauteur), ERT (établissement recevant des travailleurs), etc.. Vous n’avez plus qu’à sélectionner les installations et équipements qui vous concernent et l’outil vous propose la cadence réglementaire des contrôles et toutes les vérifications nécessaires.
La programmation des contrôles est une partie chronophage et complexe de la gestion d’un registre de sécurité. Grâce à l’intégration des textes réglementaires, l’outil BatiFire peut programmer automatiquement le cadencier des contrôles et organiser un planning adapté. Cette automatisation offre la possibilité de suivre facilement les échéances sans risque d’oublis.
En plus de l’automatisation, BatiFire propose des rappels et notifications pour les dates de contrôles. La maintenance de chaque installation fait l’objet d’un message de rappel qui exclut tout risque de non-conformité.
Quand le registre de sécurité incendie sous sa forme papier n’offrait aucune visibilité sur les dates de mise à jour, l’arrivée de nouveaux rapports ou la trace des actions réalisées, l’outil dématérialisé met la lumière sur la traçabilité. Chaque action sur le registre de sécurité numérique est traçable et met à jour instantanément le statut et les diagrammes de BatiFire. C’est un atout essentiel en cas d’audit.
L’association de toutes les fonctionnalités de BatiFire améliore la conformité réglementaire. En mettant fin aux carences, aux oublis, aux documents égarés, aux rendez-vous manqués et en associant les textes réglementaires, la solution ne laisse plus de place à la non-conformité. Le suivi simplifié ainsi que les résultats sous forme de diagrammes et de tableaux de bord donnent une information de l’état de la conformité, des actions en cours ou à mener.
La gestion chronophage des feuillets papier et des différents tableurs disparait avec un registre de sécurité incendie dématérialisé. Le gain de temps est également très visible dans la réduction des déplacements, que ce soit pour les prestataires ou les acteurs internes de la sécurité. Enfin, BatiFire permet d’éditer et d’imprimer la synthèse du registre de sécurité en PDF en quelques clics. Une opération qui peut prendre beaucoup de temps habituellement.
Tout en proposant des connexions multiples, BatiFire propose une hiérarchisation des codes d’accès ainsi que des codes personnalisés et des limitations. De cette manière, il est impossible pour des utilisateurs non certifiés d’accéder à des données importantes ou à celles de certains bâtiments. De la même façon, l’accessibilité accordée aux prestataires se limite au téléchargement des rapports et autres documents.
Parmi les nombreux avantages offerts par la solution dématérialisée de BatiFire, on retrouve une fonctionnalité très importante pour les syndics, les bailleurs ou les exploitants de plusieurs sites ou établissements différents : la gestion multisite. Cette fonction permet un pilotage central et à distance de plusieurs registres de sécurité, même s’ils sont d’un type et d’une catégorie différents. Ainsi il est possible de gérer sur la même plateforme : un commerce, un restaurant, des bureaux, un immeuble d’habitation, etc.
Pour des entreprises sensibles de l’environnement et de leur impact écologique, le registre de sécurité dématérialisé apporte une réponse sans papier, qui limite les déplacements. Finis les impressions multiples, les photocopies, les allers-retours des sites au registre de sécurité, le numérique apporte une amélioration indiscutable dans ce domaine.
Avec son registre de sécurité dématérialisé, BatiFire démontre qu’il est possible de passer à une gestion efficace et moderne des contrôles et vérifications.
